Teamsissa voit valita verkkotapaamisen muodoksi myös verkkoseminaarin eli webinaarin, johon sisältyy enemmän järjestämiseen liittyviä vaihtoehtoja kuin tavallisessa Teamsin verkkotapaamisessaa.

Uuden verkkoseminaarin luominen

Verkkoseminaarin voi aikatauluttaa Teams-kalenterista avaamalla “Uusi kokous” -pudotusvalikko oikeasta yläkulmasta ja valitsemalla “Verkkoseminaari”. Tämän jälkeen avautuu uusi kokouskutsun pohja.

Lisää kokouskutsuun seminaarin otsikko, ajankohta, paikka ja tiedot. Kutsu verkkoseminaarista lähetetään Teamsin kautta vain esittäjille. HUOM! Sinun tulee muistaa lähettää verkkoseminaarin kokouskutsu Teamsissa, vaikka olisit sen ainoa esittäjä.

Verkkoseminaarin osallistujat eivät saa kutsua perinteisen Teams-kalenterikutsun muodossa, vaan osallistujat kutsutaan tapahtumaan rekisteröitymislinkillä, jonka voi lisätä vaikkapa verkkosivulle tai muuhun kutsuviestiin. Osallistujat saavat seminaarin Teams-osoitteen rekisteröidyttyään seminaariin.

Rekisteröitymisen avulla kokouksen järjestäjä voi sekä rajata seminaarin osallistujajoukon esimerkiksi organisaation mukaan että kysyä osallistujilta tärkeitä tietoja seminaarin toteutusta varten.

Rekisteröintiä ei ole pakko liittää verkkoseminaariin, vaan sen käyttö on kokouksen järjestäjän valittavissa. Rekisteröinti tapahtuu ottamalla rekisteröinti käyttöön kokouskutsun yläreunan valintapainikkeesta “Vaadi rekisteröinti”, josta voi valita myös ettei osallistujilta vaadita rekisteröintiä.

Rekisteröintilomakkeen muokkaaminen

Rekisteröintilomake tulee muokata ennen kutsun lähettämistä. Lomakkeen saa muokattavaksi info-ikkunasta, klikkaamalla “Näytä rekisteröintilomake” -tekstiä (näkyy yllä olevassa kuvassa). Lomakkeelle kirjoitetaan

1. tapahtuman tiedot, kuten ajankohta ja lyhyt kuvaus verkkoseminaarin sisällöstä.
2. puhujat.
3. mahdolliset lisätiedot tai kysymykset, jotka halutaan tietää osallistujalta ilmoittautumisen yhteydessä.

Pääset muokkaamaan rekisteröintilomaketta vielä kutsun luomisen jälkeen Teamsin kaleterimerkinnän kautta “muokkaa”-painikkeen takaa .

Osallistujien rekisteröintilinkki

Osallistujien rekisteröintilinkki löytyy avaamalla tapahtuman kalenterimerkintä Teamsissa, kuva alla. Tarkista vielä ennen rekisteröitymislomakkeen lähettämistä, että siinä on mm. oikea tapahtuman ajankohta. Tietojen muuttaminen esittäjien Teams-viestiin ei muuta tietoja automaattisesti rekisteröintilomakkeessa.

Seminaariin rekisteröityminen osallistujana

Osallistujan näkökulmasta tapahtumaan ilmoittautuminen edellyttää rekisteröintilomakkeen täyttämistä. Täytettyään ja lähetettyään rekisteröintilomakkeen, hän saa siitä kuittauksen sekä ilmoittautumislomakkeella että siinä ilmoittamaansa sähköpostiosoitteeseen.

Osallistujalle lähetetyssä sähköpostissa on tapahtuman perustiedot ja liittymislinkki, sekä rekisteröinnin peruuttamisen mahdollistava linkki. Osallistuja voi lisätä tapahtuman omaan Outlook-kalenteriin kätevästi liitteenä olevan ics-tiedoston avaamalla.

Verkkoseminaariin osallistuminen

Tilaisuuden alkaessa osallistuja voi liittyä verkkoseminaariin “Liity tapahtumaan” -painikkeesta, jonka jälkeen seminaarin järjestäjä hyväksyy liittymisen tilaisuuteen. Voit siis joutua odottamaan hetken odotusaulassa/lobbyssa ennen varsinaiseen Teams-tilaan pääsyä.

Julkisessa webinaarissa osallistujan ääni ja videokuva ovat oletuksena pois käytöstä, eivätkä osallistujat voi myöskään jakaa sisältöjä muille osallistujille.

Seminaariin osallistujien tarkastelu

Verkkoseminaarin järjestäjä voi tarkastella rekisteröitymislistaa lataamalla sen tapahtuman kokouskutsusta. Raportti latautuu tietokoneen Ladatut tiedostot -kansioon, josta sen voi avata Excel-työkirjan sivuna.

Excel-tiedostosta verkkoseminaarin järjestäjä näkee mm. kuinka monta kertaa rekisteröitymissivu on avattu sekä jokaisen tilaisuuteen rekisteröityneen henkilön nimen, sähköpostiosoitteen sekä vastaukset muihin lomakkeella olleisiin kysymyksiin.

Mitä hyötyä verkkoseminaarista tai rekisteröitymisestä voi olla?

Rekisteröitymisen avulla voit lähettää tilaisuuden kutsun laajalle joukolle rajaamatta osallistujakoukkoa etukäteen ja kuitenkin tietää kuinka monta henkilöä siihen osallistuu. Voit myös kysyä osallistujilta etukäteen esimerkiksi seminaarin sisällön suunnitteluun tai webinaarin kulkuun vaikuttavia asioita, jotta voit suunnitella seminaarista mahdollisimman kiinnostavan kokonaisuuden.

Verkkoseminaarin osallistujan näkökulmasta on näppärää, että tilaisuuden voi tallentaa Outlook-kalenteriin tapahtumaksi ja myös tilaisuuden linkki on samassa kutsussa saatavilla.